ФОП і працівники: як офіційно оформити трудові відносини у 2025 році

У 2025 році правила працевлаштування працівників залишаються актуальними для кожного ФОПа, який планує розширення діяльності або потребує допомоги у щоденній роботі. Але найм працівника — це не лише підписання договору. Це комплекс юридичних, податкових та кадрових дій, які необхідно виконати відповідно до закону.

Розгляньмо покроково, як правильно оформити трудові відносини у 2025 році, щоб уникнути штрафів і працювати легально.

✅ Кого може наймати ФОП у 2025 році

Фізична особа-підприємець (ФОП), окрім ФОП 1 групи єдиного податку, має право офіційно наймати працівників. Обмеження по кількості працівників є для ФОП 2 групи (не більше 10), для ФОП 3 групи та ФОП на загальній системі немає — усе залежить від фінансових можливостей ФОПа.

📌 Які є форми працевлаштування

1. Трудовий договір
   Це класичне оформлення працівника з внесенням запису до трудової книжки (електронної). Обов’язково реєструється в Податковій через повідомлення. 
2. Цивільно-правовий договір (ЦПД)
   Укладається для виконання конкретної роботи або надання послуги. Працівник не входить до штату, але ФОП усе одно має сплатити податки. 

📄 Покрокова інструкція для офіційного оформлення працівника

1. Укласти трудовий договір у письмовій формі.
   Можна обрати строковий або безстроковий. Вказуються умови праці, посадові обов’язки, зарплата, графік роботи. 
2. Подати повідомлення до ДПС про прийняття працівника.
   Це обов’язкова умова до початку роботи. Подання здійснюється через електронний кабінет платника податків або через ЦНАП. 
3. Оформити всі необхідні накази та кадрові документи про прийняття на роботу.
   Ці документи зберігаються у кадровому досьє. 
4. Розпочати нарахування заробітної плати та сплату податків.
   Щомісячно нараховуються та сплачуються: 
   • ЄСВ — 22% . 
   • ПДФО — 18%. 
   • ВЗ — 5%. 

⚠️ Які штрафи за неоформленого працівника у 2025 році

Згідно з чинним законодавством, за використання праці неоформлених осіб передбачено:

• 🔴 Штраф до 96 000 грн за одного працівника — за фактичне допущення до роботи без укладання трудового договору. 
• 🔴 Штраф до 60 000 грн — за неподачу повідомлення до ДПС. 
• 🔴 Блокування рахунків або припинення господарської діяльності — у разі систематичних порушень. 

Також перевірку може ініціювати сам працівник, якщо виникне конфлікт або затримка виплати коштів.

📊 Трудовий договір чи ЦПД: що вигідніше для ФОПа?

Порада: для регулярної роботи — оформлюйте трудовий договір, а для разових завдань — ЦПД.

💡 Поради для ФОПів щодо кадрового обліку

• Офіційно оформлюйте всіх праціввників ; 
• Ведіть кадровий облік згідно чинного законодавства; 
• Виплачуйте в строки заробітню платню; 
• Зберігайте копії всіх документів — договорів, наказів, табелів. 
• Проконсультуйтеся з бухгалтером перед прийомом працівника. 

🧾 Висновки

Офіційне працевлаштування — це не лише вимога закону, а й захист вашого бізнесу. У 2025 році податкові органи посилили контроль за тіньовою зайнятістю. Уникайте ризиків, штрафів і неприємностей — оформлюйте працівників правильно з першого дня.

📌 Потрібна допомога з оформленням персоналу чи звітністю? Звертайтеся до “Шатило і ПАртнери” — надамо консультацію та супровід!