Відповідальність ФОПа за трудові відносини з неоформленими працівниками

Одне з найпоширеніших порушень серед підприємців — використання праці неоформлених працівників. Часто це робиться «для економії» — щоб не сплачувати податки, ЄСВ і не вести кадрову документацію. Але у 2025 році такі дії можуть коштувати ФОПу набагато дорожче, ніж офіційне працевлаштування.

🔍 Хто вважається неоформленим працівником

Неоформленим вважається працівник, з яким не укладено трудовий договір і не подано повідомлення до податкової про його прийняття на роботу. Навіть якщо людина отримує заробітну плату, але офіційно не зареєстрована — це порушення.
Також ознаками фактичних трудових відносин без оформлення є:

• виконання роботи за графіком, визначеним роботодавцем;

• регулярна виплата винагороди (зарплати);

• підпорядкування правилам внутрішнього трудового розпорядку;

• використання обладнання чи ресурсів ФОПа для виконання роботи.

У таких випадках інспектори праці мають право визнати відносини трудовими, навіть якщо формально укладено договір підряду чи надання послуг.

⚖️ Штрафи у 2025 році за неоформлених працівників

Згідно зі статтею 265 Кодексу законів про працю України (КЗпП), у 2025 році передбачено такі санкції:

• за кожного неоформленого працівника — штраф у розмірі 10 мінімальних зарплат (у 2025 році це 80 000 грн, якщо мінімалка становить 8 000 грн);

• повторне порушення протягом року — штраф 30 мінімальних зарплат (240 000 грн);

• допуск до роботи без оформлення трудового договору та без сплати ЄСВ і податків — додатково може тягнути адміністративну відповідальність (штраф до 17 000 грн).

Також ФОП може отримати припис від інспектора праці з вимогою негайно оформити працівників і сплатити всі необхідні внески за період фактичної роботи.

🕵️ Хто і як проводить перевірки

Контроль за дотриманням трудового законодавства здійснює Державна служба з питань праці (Держпраці).
Перевірки можуть бути:

• планові — за затвердженим річним графіком;

• позапланові — за зверненням працівника, скаргою чи повідомленням з податкової;

• інформаційні — у формі запиту або візиту без попередження.

Інспектори мають право прийти на робоче місце, опитати працівників, перевірити документи, зарплатні відомості, договори, звіти до податкової. Якщо під час перевірки виявлять фактичне виконання роботи без оформлення, штраф накладається одразу.

💡 Як уникнути штрафів

1. Оформлюйте трудові договори з усіма, хто працює постійно або виконує обов’язки під вашим керівництвом.

2. Подайте повідомлення до податкової про прийняття працівника — це потрібно зробити до початку роботи.

3. Зберігайте кадрові документи (накази, табелі, трудові договори, відомості про нарахування зарплати).

4. Якщо співпраця тимчасова або проектна — укладайте цивільно-правовий договір із чітким зазначенням, що це не трудові відносини.

5. Проводьте офіційну виплату зарплати через банк або з касового апарату.

📘 Відповідальність працівника

Цікаво, що відповідальність за неоформлену працю несе саме ФОП, а не працівник. Проте якщо працівник погоджується на «тіньову» зарплату, він втрачає соціальні гарантії — лікарняні, відпустку, стаж, право на пенсію та допомогу з безробіття.

🧾 Висновок

У 2025 році держава посилила боротьбу з «тіньовою» зайнятістю. Для ФОПів це означає: краще витратити час і гроші на правильне оформлення персоналу, ніж ризикувати десятками тисяч гривень штрафів.
Офіційне працевлаштування не лише убезпечує підприємця від санкцій, а й формує довіру до бізнесу з боку партнерів, клієнтів і працівників.