Нові вимоги до первинних документів у 2025 році: що має бути в кожному договорі та акті

У 2025 році в Україні набули чинності оновлені вимоги до первинних документів, що використовуються у господарській діяльності. Це стосується як ФОПів, так і юридичних осіб. Податкова все частіше перевіряє правильність оформлення договорів, актів, рахунків-фактур, тому недбале ведення документації може стати причиною штрафів або втрати права на витрати.

📌 Що таке первинний документ?

Первинний документ — це письмове (або електронне) підтвердження факту здійснення господарської операції. Він є підставою для бухгалтерського обліку, оподаткування, звітності та захисту у разі спорів з контрагентами чи перевірок.

До первинних документів належать:

• договори (купівлі-продажу, надання послуг тощо);
  
• акти виконаних робіт / приймання-передачі;
  
• рахунки-фактури;
  
• податкові накладні;
  
• квитанції, чеки, платіжні доручення.

✅ Обов’язкові реквізити у 2025 році

Відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» та нових листів ДПС, кожен первинний документ повинен містити:

1. 📅 Дата складання документа
   
2. 🧾 Назва документа (акт, договір, рахунок тощо)
   
3. 🧍‍♂️ Назви та реквізити сторін (ПІБ або назва юрособи, ІПН, місцезнаходження, банківські реквізити)
   
4. 💼 Зміст господарської операції (що саме передається, продається, виконується)
   
5. 💲 Сума операції (із зазначенням ПДВ або без)
   
6. ✍️ Підписи уповноважених осіб з розшифруванням
   
7. 🔢 Номер документа — для ідентифікації та обліку

❗️ У разі відсутності будь-якого з обов’язкових реквізитів документ можуть визнати недійсним, що означає:

• витрати не визнаються у податковому обліку;
  
• можливі штрафи за ведення неналежної документації;
  
• складно довести виконання послуг у разі спору.

📃 Специфіка оформлення договорів у 2025 році

Договори часто є базою для всіх інших документів (актів, рахунків). Щоб уникнути проблем:

• Чітко зазначайте предмет договору, строки виконання, умови оплати.
  
• Включайте інформацію про сторони (ФОП — із зазначенням ПІБ, ІПН, даних з витягу).
  
• Уникайте формулювань “за усною домовленістю” — усе має бути письмово.
  
• Враховуйте положення Цивільного кодексу щодо публічних договорів, договорів оферти.
  
• При роботі з контрагентами — обов’язково фіксуйте місце укладення договору, це допоможе уникнути податкових спорів.

🧾 Акти виконаних робіт / приймання-передачі

Акт — документ, що підтверджує виконання домовленостей. Нові вимоги:

• Назва, дата та номер
  
• Посилання на договір
  
• Повний опис наданих послуг або переданого товару
  
• Вартість
  
• Підписи обох сторін (у т.ч. — печатка, якщо є)
  
• За потреби — додатки (специфікації, фото, протоколи, звіти)

🔹 У 2025 році акти частіше перевіряються на реальність операцій, тому додавайте докази: фото, копії документів, деталізовані описи.

⚠️ Електронні документи — вимоги

ФОПи та компанії, що ведуть документообіг онлайн (через M.E.Doc, СОТА, Paperless тощо), повинні:

• мати електронний цифровий підпис (КЕП) для підписання;
  
• зберігати документи щонайменше 3 роки;
  
• забезпечити цілісність та автентичність підписаних документів.

Паперовий договір, відсканований без КЕП — не вважається первинним документом для податкової!

📌 Висновок

Оформлення первинних документів у 2025 році — це не формальність, а гарантія безпеки для ФОП та бізнесу. Невірно оформлений акт або договір — це ризик втрати витрат, проблем із податковою та судових спорів.

💡 Рекомендуємо регулярно перевіряти свою документацію або звернутись до фахівців, які допоможуть привести все у відповідність до чинного законодавства.

📞 Потрібна допомога з договорами, актами чи веденням документації — звертайтесь до “Шатило і Партнери”. Ми гарантуємо правильне оформлення кожного паперу!