Облік товарних залишків для ФОПів: коли обов’язковий та як вести правильно

У 2025 році питання обліку товарних залишків залишається одним із найбільш актуальних для підприємців, які займаються торгівлею. Багато ФОПів стикаються з перевірками податкової та ризикують отримати штрафи саме через відсутність належного обліку. Давайте розберемося, кому він обов’язковий, як правильно вести облік і які помилки найчастіше допускають підприємці.

1. Хто зобов’язаний вести облік товарних залишків

Облік товарних запасів повинні вести ФОП:

• на загальній системі оподаткування;
• на єдиному податку третьої групи –платники ПДВ (за ставкою 3%);
• на єдиному податку другої, четвертої та третьої групи за ставкою 5%, які торгують так званими «ризиковими групами» товарів (складнопобутовими товарами, ліками, медичними та ювелірними виробами).

2. Які документи підтверджують товарні залишки

Щоб уникнути проблем із перевіркою, підприємець має мати:

• накладні постачальника або товарно-транспортні накладні;

• акти приймання-передачі (якщо товар отримано від іншої юрособи чи ФОПа);

• чеки або квитанції при закупівлі у роздрібній мережі;

• у разі імпорту — митні декларації.

Головне — будь-який товар на складі чи в магазині має бути підтверджений документально.

3. Як правильно вести облік

ФОП може вести облік у паперовій чи електронній формі. Найчастіше використовують:

• журнал обліку товарних запасів — простий реєстр із записами про прихід та реалізацію товарів;

• Excel-таблиці або облікові програми (1С, BAS, M.E.Doc, онлайн-сервіси для ФОПів);

• інтегровані системи, пов’язані з РРО/пРРО — автоматичний облік приходу та продажу.

У таблицях рекомендується зазначати:

• дату надходження товару;

• постачальника;

• назву, кількість та ціну;

• дату продажу та залишок на складі.

4. Відповідальність за відсутність обліку

У разі перевірки податкова має право оштрафувати ФОПа:

• за продаж товарів без підтверджуючих документів — штраф 100% вартості товару (за повторне порушення — 150%);

• за невідповідність фактичних залишків документам — фінансові санкції та ризик блокування роботи;

• за продаж підакцизних товарів без документів — окремі штрафи згідно із законом.

5. Як уникнути проблем

• Купуючи товар, завжди вимагайте накладні або чеки.

• Ведіть облік у зручній системі (Excel чи онлайн-сервісах).

• Періодично робіть звірку фактичних залишків із документами.

• Якщо працюєте з пРРО — підключіть облік автоматично, щоб уникнути помилок.

✅ Висновок: Хто зобов’язаний вести товарний облік запасів

Товарний облік запасів зобов’язаний вести суб’єкт господарювання, який проводить розрахункові операції з готівкою та платіжними картками, зобов’язаний вести облік товарних запасів і продавати лише той товар / послугу, що відображені в обліку. Це передбачає абз. 1 п. 12 ст. 3 Закону про РРО.

Такі вимоги не поширюються на ФОП другої та четвертої групи єдиного податку (далі – ЄП), а також на ФОП третьої групи ЄП за ставкою 5%, які не платниками ПДВ. Але за умови, що наведені категорії підприємців не реалізують:

• технічно складні побутові товари на гарантії (далі – ТСПТ);
• лікарські засоби та вироби медичного призначення;
• ювелірні й побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного та напівдорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення (абз. 3 п. 12 ст. 3 Закону про РРО).