Як ФОПу оформити співпрацю з фрілансером?

У 2025 році співпраця ФОПів з фрілансерами стала ще більш поширеною — особливо в IT, дизайні, копірайтингу, маркетингу та консалтингу. Але для того, щоб уникнути податкових і юридичних ризиків, важливо правильно оформлювати такі відносини. Розглянемо, як правильно оформити таку співпрацю за допомогою договору та підтвердження виконання робіт за допомогою акту.

1. Чому важливо документально оформлювати співпрацю

Навіть якщо робота виконується «на довірі», відсутність підтверджуючих документів може призвести до:

• проблем із податковою під час перевірок;
  
• неможливості відстояти свої права у суді;
  
• визнання доходу без підтверджених витрат. 

2. Для чого потрібен договір та акт виконаних робіт?

Договір

• Регулює умови співпраці (обсяг робіт, строки, вартість, порядок оплати, права та обов’язки сторін).
  
• Може бути разовим (на конкретний проєкт) або довгостроковим (на постійну співпрацю).
  
• Рекомендується укладати, якщо: 
  • робота тривала або має кілька етапів;
    
  • важливі строки та відповідальність за порушення;
    
  • потрібен чіткий захист у суді. 

Акт виконаних робіт

• Підтверджує факт виконання завдання та прийняття роботи замовником.
  
• Використовується після виконання робіт і є підставою для оплати.
  
• Не регулює умови співпраці, тому краще додавати його до договору. 

3. Як оформити співпрацю з фрілансером правильно

1. Підписати договір (письмово або в електронній формі з КЕП/Дія.Підпис).
   
2. Вести листування щодо завдання (лист, месенджер, e-mail) для підтвердження домовленостей.
   
3. Підписати акт виконаних робіт після завершення завдання, якщо попередньо був укладений договір.
   
4. Зберігати документи щонайменше 3 роки для перевірки податковою. 

4. Чи можна обійтись без договору?

Можна — якщо співпраця разова і є електронне листування, яке підтверджує домовленості. Але для безпеки краще підписати договір.

💡 Порада: у 2025 році податкова активно перевіряє «приховані трудові відносини», тому уникайте формулювань у документах, які можуть вказувати на штатну роботу (графік, відпустки, підпорядкування).