Одне з найпоширеніших порушень серед підприємців — використання праці неоформлених працівників. Часто це робиться «для економії» — щоб не сплачувати податки, ЄСВ і не вести кадрову документацію. Але у 2025 році такі дії можуть коштувати ФОПу набагато дорожче, ніж офіційне працевлаштування.

🔍 Хто вважається неоформленим працівником

Неоформленим вважається працівник, з яким не укладено трудовий договір і не подано повідомлення до податкової про його прийняття на роботу. Навіть якщо людина отримує заробітну плату, але офіційно не зареєстрована — це порушення.
Також ознаками фактичних трудових відносин без оформлення є:

• виконання роботи за графіком, визначеним роботодавцем;

• регулярна виплата винагороди (зарплати);

• підпорядкування правилам внутрішнього трудового розпорядку;

• використання обладнання чи ресурсів ФОПа для виконання роботи.

У таких випадках інспектори праці мають право визнати відносини трудовими, навіть якщо формально укладено договір підряду чи надання послуг.

⚖️ Штрафи у 2025 році за неоформлених працівників

Згідно зі статтею 265 Кодексу законів про працю України (КЗпП), у 2025 році передбачено такі санкції:

• за кожного неоформленого працівника — штраф у розмірі 10 мінімальних зарплат (у 2025 році це 80 000 грн, якщо мінімалка становить 8 000 грн);

• повторне порушення протягом року — штраф 30 мінімальних зарплат (240 000 грн);

• допуск до роботи без оформлення трудового договору та без сплати ЄСВ і податків — додатково може тягнути адміністративну відповідальність (штраф до 17 000 грн).

Також ФОП може отримати припис від інспектора праці з вимогою негайно оформити працівників і сплатити всі необхідні внески за період фактичної роботи.

🕵️ Хто і як проводить перевірки

Контроль за дотриманням трудового законодавства здійснює Державна служба з питань праці (Держпраці).
Перевірки можуть бути:

• планові — за затвердженим річним графіком;

• позапланові — за зверненням працівника, скаргою чи повідомленням з податкової;

• інформаційні — у формі запиту або візиту без попередження.

Інспектори мають право прийти на робоче місце, опитати працівників, перевірити документи, зарплатні відомості, договори, звіти до податкової. Якщо під час перевірки виявлять фактичне виконання роботи без оформлення, штраф накладається одразу.

💡 Як уникнути штрафів

1. Оформлюйте трудові договори з усіма, хто працює постійно або виконує обов’язки під вашим керівництвом.

2. Подайте повідомлення до податкової про прийняття працівника — це потрібно зробити до початку роботи.

3. Зберігайте кадрові документи (накази, табелі, трудові договори, відомості про нарахування зарплати).

4. Якщо співпраця тимчасова або проектна — укладайте цивільно-правовий договір із чітким зазначенням, що це не трудові відносини.

5. Проводьте офіційну виплату зарплати через банк або з касового апарату.

📘 Відповідальність працівника

Цікаво, що відповідальність за неоформлену працю несе саме ФОП, а не працівник. Проте якщо працівник погоджується на «тіньову» зарплату, він втрачає соціальні гарантії — лікарняні, відпустку, стаж, право на пенсію та допомогу з безробіття.

🧾 Висновок

У 2025 році держава посилила боротьбу з «тіньовою» зайнятістю. Для ФОПів це означає: краще витратити час і гроші на правильне оформлення персоналу, ніж ризикувати десятками тисяч гривень штрафів.
Офіційне працевлаштування не лише убезпечує підприємця від санкцій, а й формує довіру до бізнесу з боку партнерів, клієнтів і працівників.

Податкові перевірки та спори з контролюючими органами — реальність для багатьох підприємців. Навіть якщо ФОП працює чесно, податкова може нарахувати додаткові зобов’язання, штрафи чи звинуватити у порушенні законодавства. У 2025 році порядок оскарження рішень податкової залишається складним, але зрозумівши алгоритм дій, підприємець може ефективно захистити свої права.

🔍 Причини виникнення податкових спорів

Найчастіше конфлікти між ФОПом і податковою виникають через:

• помилки у звітності або несвоєчасну сплату податків; 
• некоректне тлумачення норм Податкового кодексу; 
• результати перевірок, з якими підприємець не згоден; 
• нарахування штрафів або пені за формальні порушення; 
• автоматичні блокування податкових накладних чи рахунків. 

У 2025 році податкова активно використовує електронні інструменти контролю — аналітичні системи ризиків, перевірку зв’язків між контрагентами, що підвищує кількість спірних ситуацій.

⚖️ Досудове врегулювання: перший крок

Перш ніж звертатися до суду, ФОП має право подати скаргу до Державної податкової служби. Така процедура передбачена статтями 55–56 Податкового кодексу України.
Скаргу потрібно подати протягом 10 робочих днів з моменту отримання податкового повідомлення-рішення. У ній необхідно вказати:

• реквізити ФОПа; 
• суть порушення; 
• обґрунтування незгоди з рішенням; 
• посилання на законодавство; 
• копії підтверджуючих документів. 

Податкова служба має розглянути скаргу протягом 30 днів (з можливим продовженням до 60). Якщо рішення залишається без змін — наступний крок — звернення до суду.

🏛️ Судовий захист прав ФОПа

ФОП може подати адміністративний позов до окружного адміністративного суду за місцем свого проживання або реєстрації податкового органу. Важливо зібрати повний пакет доказів:

• копії звітів, декларацій, платіжних доручень; 
• первинні бухгалтерські документи; 
• листування з податковою; 
• акти перевірок і заперечення на них. 

У 2025 році суди дедалі частіше ухвалюють рішення на користь підприємців, якщо податкова не може довести свою позицію або допустила процесуальні порушення.

💼 Як підготуватись до можливого спору

Щоб мінімізувати ризики та бути готовим до будь-якої перевірки, підприємцю варто:

1. Вести чіткий бухгалтерський облік і зберігати всі первинні документи не менше 3 років. 
2. Перевіряти контрагентів через відкриті реєстри, щоб уникнути звинувачень у фіктивності операцій. 
3. Зберігати електронні копії договорів, актів, рахунків і листування. 
4. Користуватися допомогою бухгалтера або юриста, який спеціалізується на податковому праві. 
5. Регулярно моніторити зміни у законодавстві, оскільки податкові норми у 2025 році оновлюються доволі часто. 

⚠️ Відповідальність і ризики

Якщо ФОП не оскаржує рішення податкової вчасно, воно набирає чинності, і сума штрафів підлягає сплаті. Ігнорування податкових приписів може призвести до блокування рахунків, арешту майна або примусового стягнення боргу.

💡 Висновок

Податкові спори — це не вирок, а частина нормального процесу підприємницької діяльності. Головне — знати свої права, діяти у межах закону і не зволікати зі зверненням за захистом. Компетентна юридична підтримка від  “Шатило і Партнери” допоможе ФОПу уникнути значних фінансових втрат і відстояти чесно зароблені кошти.

Багато підприємців, які працюють як фізичні особи-підприємці (ФОП), з часом розширюють свою діяльність і замислюються над створенням товариства з обмеженою відповідальністю (ТОВ). Виникає закономірне питання: чи може ФОП бути засновником або співзасновником ТОВ? І якщо так, які нюанси при цьому потрібно врахувати?

Чи дозволено ФОПу бути засновником ТОВ?

Так, законодавство України не забороняє фізичній особі-підприємцю бути засновником або учасником товариства з обмеженою відповідальністю.
ФОП — це фізична особа, яка здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи. А отже, вона зберігає всі цивільні права, у тому числі право бути засновником чи учасником інших компаній.

Це прямо передбачено Цивільним кодексом України (ст. 80, 91, 167) і Законом «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю», який визначає, що засновниками можуть бути як фізичні, так і юридичні особи — незалежно від того, мають вони статус ФОП чи ні.

Чому ФОПи створюють ТОВ

Реєстрація ТОВ може бути логічним кроком для підприємця, який розвиває бізнес. Ось кілька причин:

1. Розширення діяльності. Якщо ФОП виріс і планує залучати інвесторів чи партнерів — це можливо лише через створення юридичної особи. 
2. Захист майна. На відміну від ФОП, який відповідає за зобов’язання всім своїм майном, учасник ТОВ ризикує лише сумою свого вкладу. 
3. Престиж і довіра контрагентів. Деякі великі компанії або іноземні партнери працюють лише з юридичними особами. 
4. Участь у тендерах та держзакупівлях. У більшості випадків замовники вимагають наявність ТОВ, а не ФОПа. 

Особливості поєднання статусу ФОП і засновника ТОВ

Підприємець може одночасно:

• вести діяльність як ФОП; 
• бути засновником або директором ТОВ; 
• отримувати дохід і від власної діяльності, і у вигляді дивідендів з ТОВ. 

Але при цьому слід враховувати податкові нюанси:

• Дохід від ФОП і дивіденди з ТОВ — це різні види доходу, які оподатковуються за різними правилами. 
• Якщо ФОП є директором у власному ТОВ, потрібно укладати трудовий або цивільно-правовий договір і сплачувати ЄСВ. 
• При здійсненні господарських операцій між ТОВ і ФОП (наприклад, надання послуг), обов’язково мають бути договори, рахунки, акти тощо, щоб уникнути підозр у фіктивності. 

Податкові аспекти для ФОПа-засновника ТОВ

1. Податок на дивіденди.
   Якщо ФОП отримує дивіденди від ТОВ, вони не включаються до доходу підприємця, а оподатковуються як дохід фізичної особи: 
   • 18% ПДФО + 5% військовий збір. 
2. Ведення обліку.
   Діяльність ФОП і діяльність ТОВ обліковуються окремо — у різних звітностях. 
3. Єдиний податок.
   Якщо ФОП на спрощеній системі отримує оплату від ТОВ за надані послуги, це допускається, але операції повинні бути реальними, з підтвердними документами. 

Обмеження та ризики

Хоча закон не забороняє поєднувати статуси, є кілька моментів, на які варто звернути увагу:

• Конфлікт інтересів. Якщо ФОП одночасно є керівником і підрядником у ТОВ, це може викликати питання у податкової. 
• Дублювання видів діяльності. Якщо ФОП і ТОВ займаються тим самим, податкова може трактувати це як ухилення від сплати податків. 
• Документальне підтвердження операцій. Усі взаємовідносини між ФОПом і його ТОВ повинні бути оформлені офіційно, з договорами, актами та банківськими платежами. 

Як оформити участь ФОПа у створенні ТОВ

1. Підприємець подає паспортні дані, ІПН і вносить свій вклад у статутний капітал (грошовий або майновий). 
2. Складається рішення про створення ТОВ і статут, де визначається частка учасника. 
3. Реєстрація здійснюється через держреєстратора або нотаріуса. 
4. Після реєстрації ТОВ отримує ЄДРПОУ, рахунок у банку та стає повноправним суб’єктом господарювання. 

Висновок

ФОП може бути засновником або учасником ТОВ без будь-яких юридичних обмежень. Це нормальна і поширена практика, особливо коли бізнес розширюється і потребує нових форм ведення діяльності. Головне — розділяти бухгалтерію ФОПа і ТОВ, правильно оформлювати документи та вчасно звітувати перед податковими органами.

📌 Порада: якщо ви плануєте створити ТОВ або вже є засновником і хочете уникнути податкових ризиків — зверніться до бухгалтера чи юриста “Шатило і Партнери”, який допоможе правильно оформити взаємовідносини між вашими структурами.

Все більше українських підприємців прагнуть вийти на міжнародні ринки, адже експорт та імпорт відкривають нові можливості для розвитку бізнесу. Однак, працюючи у зовнішньоекономічній діяльності, ФОП стикається з додатковими вимогами та податковими нюансами. У 2025 році правила залишаються актуальними й вимагають ретельного планування.

Чи може ФОП здійснювати експорт та імпорт?

Так, фізична особа-підприємець може укладати зовнішньоекономічні договори, експортувати товари чи послуги, а також імпортувати продукцію. Для цього достатньо мати відповідний КВЕД, відкрити валютний рахунок у банку та вести бухгалтерський облік згідно з вимогами податкового законодавства.

Податки при експорті для ФОП

При експорті продукції основні податкові особливості такі:

• Єдиний податок — ФОП на спрощеній системі сплачує його за ставкою своєї групи. Для ІІІ групи з ПДВ — це 3% + ПДВ, без ПДВ — 5% від доходу. 
• ПДВ — операції з експорту оподатковуються за нульовою ставкою. Це означає, що податок не сплачується, але підприємець має право на податковий кредит. 
• Валютна виручка — обов’язково має надходити на валютний рахунок ФОПа в уповноваженому банку. Податкова служба контролює відповідність операцій контрактам. 

Податки при імпорті для ФОП

Імпорт передбачає дещо більше зобов’язань:

• Мито — сплачується залежно від виду товару та його країни походження. 
• ПДВ при імпорті — зазвичай становить 20% від митної вартості товару. Якщо ФОП є платником ПДВ, цю суму можна включити до податкового кредиту. 
• Акциз — застосовується лише до окремих категорій (алкоголь, тютюн, паливо, транспортні засоби). 
• Єдиний податок — сплачується так само, як і для внутрішніх операцій. 

Валютний контроль та розрахунки

ФОП повинен пам’ятати про валютне регулювання:

• Розрахунки за зовнішньоекономічними контрактами проводяться через банк. 
• Термін зарахування валютної виручки на рахунок — не більше 365 днів з моменту митного оформлення експорту. 
• У випадку імпорту — підприємець зобов’язаний здійснити оплату або отримати товар у зазначені контрактом строки. 

Відповідальність за порушення

• Несвоєчасне зарахування валютної виручки — штраф у розмірі до 0,3% від суми за кожен день прострочення. 
• Неправильне декларування товару при імпорті — штрафи та можливе донарахування митних платежів. 
• Несплата ПДВ чи мита — фінансова та адміністративна відповідальність, у тому числі пеня. 

Практичні поради для ФОПа

1. Завчасно узгодьте КВЕДи, щоб ваша діяльність відповідала умовам зовнішньоекономічної діяльності. 
2. Використовуйте професійний бухгалтерський супровід від “Шатило і Партнери” для правильного оформлення контрактів та звітності. 
3. Плануйте розрахунки з контрагентами так, щоб уникати валютних ризиків і штрафів. 
4. Зверніть увагу на угоди про вільну торгівлю, що дозволяють зменшити ставку мита або взагалі її уникнути. 

Висновок

ФОП має всі можливості для участі у міжнародній торгівлі, однак повинен уважно ставитися до податків і митних процедур. При експорті головною перевагою є нульова ставка ПДВ, а при імпорті слід бути готовим до сплати мита та податку на додану вартість. Правильна організація бухгалтерського та юридичного супроводу дозволить уникнути штрафів і зробити вихід на закордонні ринки максимально вигідним.

Готівкові розрахунки залишаються поширеним способом ведення бізнесу в Україні. Для фізичних осіб-підприємців (ФОП) важливо знати актуальні правила роботи з готівкою у 2025 році, адже недотримання законодавчих вимог може призвести до штрафів і податкових перевірок. У цій статті ми розглянемо основні обмеження, ліміти та відповідальність, які варто врахувати підприємцю.

Загальні правила роботи ФОП із готівкою

Готівковими вважаються розрахунки у національній валюті (гривні), які здійснюються через касу або безпосередньо між сторонами. ФОП може приймати готівку від клієнтів за товари чи послуги, але повинен дотримуватися обмежень, встановлених Національним банком України та Податковим кодексом.

Варто пам’ятати: усі готівкові операції мають бути підтверджені документально — чеком РРО/ПРРО, товарним чеком чи видатковим ордером (у випадках, коли це передбачено).

Обмеження при розрахунках готівкою

Згідно з вимогами НБУ:

• Між ФОП та фізичною особою дозволено розрахунки до 50 000 грн на день за одним договором.

• Між ФОП і юридичною особою — обмеження становить 10 000 грн на день.

• Суми понад ці ліміти обов’язково потрібно проводити безготівково через банківський рахунок.

Виключення діють для операцій з банками, платежів за комунальні послуги, податків і зборів.

Ліміт каси для ФОП

Часто підприємці запитують: чи повинен ФОП встановлювати ліміт каси, як це роблять юридичні особи?

• Для більшості ФОПів на спрощеній системі обов’язку визначати ліміт каси та вести касову книгу немає.

• Виняток — ФОПи на загальній системі оподаткування, які офіційно ведуть касові операції та працюють із найманими працівниками.

Таким чином, якщо ФОП працює на єдиному податку, він може спокійно приймати готівку в межах встановлених лімітів без касової дисципліни, характерної для юросіб.

Використання РРО/ПРРО при роботі з готівкою

З 2022 року правила значно змінилися:

• Якщо ФОП продає товари або надає послуги кінцевим споживачам, у більшості випадків необхідно застосовувати РРО/ПРРО.

• Винятки діють для певних категорій ФОПів (наприклад, І група єдиного податку, окремі види діяльності).

• Розрахунки мають підтверджуватися фіскальним чеком, навіть якщо приймається готівка чи оплата карткою.

Наявність РРО/ПРРО особливо важлива при великих обсягах продажів, оскільки штрафи за його відсутність можуть бути значними.

Відповідальність за порушення правил

Податкова служба має право перевіряти дотримання касової дисципліни. Основні ризики для ФОПа:

• Перевищення ліміту розрахунків готівкою — штраф до 100% від суми перевищення.

• Неоприбуткування готівки в касі — штраф у розмірі 100% неоприбуткованої суми.

• Робота без РРО/ПРРО — штраф від 100% вартості товару (послуги) при першому порушенні і 150% при повторному.

Таким чином, навіть невелике порушення може призвести до відчутних фінансових втрат.

Практичні поради ФОПам

• Завжди документально підтверджуйте готівкові операції (чеки, акти, накладні).

• Поєднуйте готівкові та безготівкові платежі — це знижує ризики та спрощує бухгалтерський облік.

• Для великих контрактів одразу використовуйте банківський рахунок, щоб уникнути перевищення ліміту.

• Перевірте, чи зобов’язані ви застосовувати РРО/ПРРО, і підключіть його завчасно.

Висновок

Робота з готівкою для ФОПів у 2025 році залишається доволі гнучкою, але водночас вимагає дотримання чітких правил. Підприємець повинен враховувати встановлені ліміти, правила використання РРО/ПРРО та відповідальність за порушення. Правильна організація готівкових розрахунків дозволить уникнути штрафів і проблем із податковою, а також зробить бізнес більш прозорим і захищеним.

Коли фізична особа-підприємець (ФОП) помирає, його бізнес не переходить автоматично до спадкоємців, адже діяльність ФОПа нерозривно пов’язана з особою власника. Проте законодавство України дає можливість зберегти майно, права та зобов’язання, пов’язані з підприємницькою діяльністю, якщо діяти правильно та вчасно.

1. Автоматичне припинення статусу ФОП

Після смерті власника державний реєстратор отримує повідомлення з ДРАЦС про факт смерті, і ФОП підлягає припиненню. Це не означає миттєве закриття всіх фінансових питань: залишається майно, невиконані договори, заборгованості або незавершені розрахунки.

2. Хто стає правонаступником

У спадкоємців є право прийняти спадщину, до якої входить:

• майно, що використовувалось у бізнесі (техніка, обладнання, товарні залишки); 
• грошові кошти на підприємницькому рахунку; 
• дебіторська заборгованість клієнтів; 
• права вимоги за укладеними договорами. 

Проте сам статус ФОП не переходить — спадкоємець не стає автоматично підприємцем.

3. Дії спадкоємців

Щоб отримати права на майно та розрахунки, необхідно:

1. Протягом 6 місяців подати заяву нотаріусу про прийняття спадщини. 
2. Після оформлення спадкових прав — зареєструвати власний ФОП, якщо планується продовження діяльності. 
3. Закрити банківські рахунки померлого ФОПа після завершення розрахунків. 

4. Податкові зобов’язання

До моменту повного закриття спадкоємці повинні:

• подати ліквідаційну декларацію за період діяльності ФОПа до дати смерті; 
• сплатити податки та ЄСВ, нараховані до цього моменту; 
• виконати всі вимоги податкової перевірки, якщо вона призначена. 

Відповідальність за борги ФОПа несуть спадкоємці в межах вартості успадкованого майна.

5. Договори та працівники

• Трудові відносини з найманими працівниками припиняються автоматично, але їм слід виплатити зарплату й компенсації. 
• Цивільно-правові договори можуть бути закриті або переукладені вже з новим ФОПом чи іншим суб’єктом. 

6. Практичні поради

• Заздалегідь оформіть заповіт, де зазначте розподіл бізнес-майна та коштів. 
• Ведіть облік активів, щоб спадкоємці легко встановили їх вартість. 
• Якщо плануєте спадкову передачу бізнесу, розгляньте варіант створення ТОВ — корпоративні права передаються простіше. 

Висновок:
Після смерті ФОПа підприємницька діяльність припиняється, але спадкоємці можуть отримати майно, кошти та зобов’язання. Щоб уникнути конфліктів і втрат, важливо вчасно прийняти спадщину, закрити податкові питання й, за потреби, зареєструвати власний бізнес для продовження справи.

У 2025 році питання обліку товарних залишків залишається одним із найбільш актуальних для підприємців, які займаються торгівлею. Багато ФОПів стикаються з перевірками податкової та ризикують отримати штрафи саме через відсутність належного обліку. Давайте розберемося, кому він обов’язковий, як правильно вести облік і які помилки найчастіше допускають підприємці.

1. Хто зобов’язаний вести облік товарних залишків

Облік товарних запасів повинні вести ФОП:

• на загальній системі оподаткування;
• на єдиному податку третьої групи –платники ПДВ (за ставкою 3%);
• на єдиному податку другої, четвертої та третьої групи за ставкою 5%, які торгують так званими «ризиковими групами» товарів (складнопобутовими товарами, ліками, медичними та ювелірними виробами).

2. Які документи підтверджують товарні залишки

Щоб уникнути проблем із перевіркою, підприємець має мати:

• накладні постачальника або товарно-транспортні накладні;

• акти приймання-передачі (якщо товар отримано від іншої юрособи чи ФОПа);

• чеки або квитанції при закупівлі у роздрібній мережі;

• у разі імпорту — митні декларації.

Головне — будь-який товар на складі чи в магазині має бути підтверджений документально.

3. Як правильно вести облік

ФОП може вести облік у паперовій чи електронній формі. Найчастіше використовують:

• журнал обліку товарних запасів — простий реєстр із записами про прихід та реалізацію товарів;

• Excel-таблиці або облікові програми (1С, BAS, M.E.Doc, онлайн-сервіси для ФОПів);

• інтегровані системи, пов’язані з РРО/пРРО — автоматичний облік приходу та продажу.

У таблицях рекомендується зазначати:

• дату надходження товару;

• постачальника;

• назву, кількість та ціну;

• дату продажу та залишок на складі.

4. Відповідальність за відсутність обліку

У разі перевірки податкова має право оштрафувати ФОПа:

• за продаж товарів без підтверджуючих документів — штраф 100% вартості товару (за повторне порушення — 150%);

• за невідповідність фактичних залишків документам — фінансові санкції та ризик блокування роботи;

• за продаж підакцизних товарів без документів — окремі штрафи згідно із законом.

5. Як уникнути проблем

• Купуючи товар, завжди вимагайте накладні або чеки.

• Ведіть облік у зручній системі (Excel чи онлайн-сервісах).

• Періодично робіть звірку фактичних залишків із документами.

• Якщо працюєте з пРРО — підключіть облік автоматично, щоб уникнути помилок.

✅ Висновок: Хто зобов’язаний вести товарний облік запасів

Товарний облік запасів зобов’язаний вести суб’єкт господарювання, який проводить розрахункові операції з готівкою та платіжними картками, зобов’язаний вести облік товарних запасів і продавати лише той товар / послугу, що відображені в обліку. Це передбачає абз. 1 п. 12 ст. 3 Закону про РРО.

Такі вимоги не поширюються на ФОП другої та четвертої групи єдиного податку (далі – ЄП), а також на ФОП третьої групи ЄП за ставкою 5%, які не платниками ПДВ. Але за умови, що наведені категорії підприємців не реалізують:

• технічно складні побутові товари на гарантії (далі – ТСПТ);
• лікарські засоби та вироби медичного призначення;
• ювелірні й побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного та напівдорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення (абз. 3 п. 12 ст. 3 Закону про РРО).

Багато українських ФОПів працюють з іноземними замовниками та отримують оплату у валюті. У 2025 році правила валютного контролю стали більш гнучкими, проте залишаються вимоги, які потрібно враховувати, щоб уникнути проблем із банком та податковою.

1. Які рахунки може використовувати ФОП для валютних надходжень

• Поточний рахунок ФОП у валюті — відкривається окремо від гривневого.

• Поточний рахунок у гривні — валюта автоматично конвертується банком за офіційним курсом.

• Використання особистих карткових рахунків для підприємницької діяльності заборонене — це може розцінюватися як ухилення від податків.

2. Первинні документи для підтвердження операцій

Щоб зарахування валюти не викликало питань, необхідно мати:

• договір із замовником (українською або англійською мовою);

• акт виконаних робіт / інвойс із сумою та реквізитами;

• платіжне доручення клієнта чи SWIFT-повідомлення від банку;

• при послугах — опис наданих робіт (наприклад, у договорі чи акті).

3. Конвертація валюти у гривню

• За чинними правилами, валютна виручка ФОПа зараховується на валютний рахунок і може зберігатися там без обмежень.

• Підприємець сам вирішує, коли конвертувати валюту в гривню.

• Якщо плануються витрати у валюті (наприклад, реклама в Google/Meta), можна оплачувати їх напряму з валютного рахунку.

4. Податкові наслідки

• ФОП на єдиному податку: дохід визначається в гривневому еквіваленті за курсом НБУ на дату зарахування валюти на рахунок.

• ФОП на загальній системі: аналогічно, дохід рахується у гривні за курсом НБУ.

• Важливо відобразити весь обсяг валютних надходжень у книзі обліку доходів.

5. Ризики та штрафи

• Використання особистих карткових рахунків для підприємницьких надходжень може призвести до блокування рахунку та донарахування податків.

• Неправильне оформлення документів (відсутність договору чи акту) — ризик податкових штрафів.

• За неподання валютної звітності (у випадку контролю банком) можуть застосовуватись фінансові санкції.

✅ Висновок:
У 2025 році ФОП може вільно отримувати валютні надходження, але для уникнення штрафів важливо:

• користуватися офіційним валютним рахунком ФОП;

• оформлювати договір, акт/інвойс;

• правильно враховувати дохід у гривневому еквіваленті за курсом НБУ.

Реклама та маркетинг — одна з ключових статей витрат для більшості ФОПів, адже від ефективного просування залежить кількість клієнтів та рівень доходів. У 2025 році правила обліку таких витрат для підприємців залишаються актуальними, але мають свої нюанси залежно від системи оподаткування.

1. Чи може ФОП включати рекламні витрати?

• ФОП на загальній системі має право відносити витрати на рекламу та маркетинг до складу підприємницьких витрат, якщо вони:
  • пов’язані з господарською діяльністю;

  • підтверджені первинними документами (договір, акт, рахунок, чек).

• ФОП на спрощеній системі (єдиний податок) не враховує витрати при розрахунку податку, однак документи все одно слід зберігати — для підтвердження господарської діяльності та уникнення претензій податкової.

2. Які саме витрати можна врахувати

ФОП на загальній системі може включати:

• оплату послуг з інтернет-реклами (Google Ads, Meta Ads, OLX, Prom, Rozetka);

• створення та просування сайту, SEO, контент-маркетинг;

• послуги SMM, таргетологів, маркетологів;

• виготовлення рекламних матеріалів (банери, вивіски, поліграфія);

• участь у виставках, конференціях, PR-заходах.

3. Які документи потрібні для підтвердження

1. Договір із підрядником або сервісом.

2. Акт виконаних робіт або інвойс.

3. Платіжні документи (квитанція банку, виписка з рахунку).

4. Рекламні матеріали (макети, скріни кампаній, статистика запуску).

4. Податкові нюанси у 2025 році

• Витрати мають бути економічно обґрунтованими та прямо пов’язаними з доходом ФОПа.

• Якщо реклама оплачена у Facebook/Google, важливо зберегти інвойс і мати підтвердження списання коштів із банківського рахунку.

• При розрахунках з нерезидентами може виникати обов’язок сплати податку на репатріацію, тому бажано консультуватися з бухгалтером.

✅ Висновок:
У 2025 році ФОП на загальній системі може повноцінно враховувати витрати на рекламу та маркетинг, зменшуючи оподатковуваний дохід, але лише за наявності підтверджуючих документів. ФОП на єдиному податку безпосередньо витрати не враховує, однак зберігати документи потрібно, щоб уникнути ризиків блокування рахунків чи перевірок.

У 2025 році співпраця ФОПів з фрілансерами стала ще більш поширеною — особливо в IT, дизайні, копірайтингу, маркетингу та консалтингу. Але для того, щоб уникнути податкових і юридичних ризиків, важливо правильно оформлювати такі відносини. Розглянемо, як правильно оформити таку співпрацю за допомогою договору та підтвердження виконання робіт за допомогою акту.

1. Чому важливо документально оформлювати співпрацю

Навіть якщо робота виконується «на довірі», відсутність підтверджуючих документів може призвести до:

• проблем із податковою під час перевірок;
  
• неможливості відстояти свої права у суді;
  
• визнання доходу без підтверджених витрат. 

2. Для чого потрібен договір та акт виконаних робіт?

Договір

• Регулює умови співпраці (обсяг робіт, строки, вартість, порядок оплати, права та обов’язки сторін).
  
• Може бути разовим (на конкретний проєкт) або довгостроковим (на постійну співпрацю).
  
• Рекомендується укладати, якщо: 
  • робота тривала або має кілька етапів;
    
  • важливі строки та відповідальність за порушення;
    
  • потрібен чіткий захист у суді. 

Акт виконаних робіт

• Підтверджує факт виконання завдання та прийняття роботи замовником.
  
• Використовується після виконання робіт і є підставою для оплати.
  
• Не регулює умови співпраці, тому краще додавати його до договору. 

3. Як оформити співпрацю з фрілансером правильно

1. Підписати договір (письмово або в електронній формі з КЕП/Дія.Підпис).
   
2. Вести листування щодо завдання (лист, месенджер, e-mail) для підтвердження домовленостей.
   
3. Підписати акт виконаних робіт після завершення завдання, якщо попередньо був укладений договір.
   
4. Зберігати документи щонайменше 3 роки для перевірки податковою. 

4. Чи можна обійтись без договору?

Можна — якщо співпраця разова і є електронне листування, яке підтверджує домовленості. Але для безпеки краще підписати договір.

💡 Порада: у 2025 році податкова активно перевіряє «приховані трудові відносини», тому уникайте формулювань у документах, які можуть вказувати на штатну роботу (графік, відпустки, підпорядкування).